Rola analizy biznesowej w procesie rozwoju systemów informatycznych – use case

Analiza biznesowa odgrywa niezwykle ważną rolę w procesie rozwoju systemów informatycznych. To ona pozwala na zrozumienie i odpowiednie dostosowanie projektu do realnych potrzeb i oczekiwań Klienta. W niniejszym artykule, w formie case-study przedstawimy jeden z projektów, który zrealizowaliśmy dla jednego z naszych Klientów z branży transportowej, w którym istotną rolę odegrała analiza wymagań oraz inżynieria wsteczna.

Potrzeba biznesowa, czyli jakie były oczekiwania klienta?

Klient, kiedy zgłosił się do nas z potrzebą utworzenia własnego systemu rozliczania pracowników, używał systemu zewnętrznego, który nie spełniał wszystkich jego oczekiwań. Klient przedstawił ogólne wymagania co do systemu, jaki chciałby posiadać. Na podstawie opisu wymagań Klienta, zadanie do zrealizowania przez zespół deweloperów, czyli zbudowanie systemu do rozliczania pracowników w tygodniowych cyklach na podstawie plików CSV z danymi o przychodach kierowców, wydawało się nieskomplikowane.

Założenia projektowe

Wstępne założenie wskazywało, że praca systemu miała polegać na odczytaniu danych z plików CSV, przetworzeniu ich na podstawie prostego algorytmu i podaniu wyniku oznaczającego wysokość wypłaty dla kierowcy. Architektura rozwiązania została zaplanowana, backlog projektu został utworzony, więc zespół deweloperów przystąpił do pisania kodu. Realizacja kolejnych User Stories kończyła się akceptacją Klienta. Podczas Sprint Review dotyczącego funkcji procesu rozliczeniowego, kiedy prezentowana była funkcja rozliczania, Klient zgłosił, że nie spełnia ona jego oczekiwań.

Rola analityka biznesowego w projekcie

W celu zrozumienia i ustalenia konkretnego sposobu rozliczania kierowców analityk biznesowy zaangażowany w projekt podjął działania oparte o inżynierię wsteczną. W praktyce oznaczało to analizę danych pochodzących z plików CSV oraz dostępnych wyników rozliczeń kierowców z poprzedniego systemu wykorzystywanego przez Klienta. Niezbędnym elementem było również przeprowadzenie licznych rozmów z pracownikami odpowiedzialnymi za obsługę ówczesnego systemu rozliczeniowego. W ich wyniku ustalono, że wiele czynności rozliczeniowych jest wykonywanych ręcznie, poza systemem, co znacząco wydłuża proces rozliczenia kierowców oraz powoduje występowanie licznych błędów w wynikach rozliczenia, co z kolei powodowało frustrację i niezadowolenie rozliczanych kierowców.

Uwzględniając wyniki uzyskane w ramach inżynierii wstecznej oraz wywiadu z Klientem, analityk biznesowy opracował algorytmy określające ścieżki rozliczania kierowców w sposób kompleksowy. Proces rozliczenia został tak zaplanowany i zaimplementowany w systemie, aby uwzględniał różnego rodzaju układ danych w plikach CSV, liczne warunki i kilka rodzajów form współpracy organizacji z kierowcami, a także dane pozyskiwane z procesów pobocznych realizowanych w systemie.

Analityk biznesowy, w celu usprawnienia komunikacji między Klientem a deweloperami budującymi system, opracował również makiety kluczowych interfejsów użytkowników systemu oraz mapy przepływu danych w innych procesach.

Finalizacja projektu – co udało się uzyskać?

Po intensywnej pracy analityka biznesowego oraz zespołu deweloperów, u naszego Klienta został wdrożony system oparty o moduły dotyczące m.in. rozliczania kierowców, rozliczania faktur, tworzenia raportu finansowo-księgowego itd. System został podzielony na osobne panele, tj. dla pracowników terenowych (kierowców) i pracowników biura. Oba panele umożliwiają wprowadzanie danych, dokumentów, ich przetwarzanie, archiwizowanie i generowanie raportów.

Projekt analizy biznesowej dla naszego Klienta był wyjątkowym wyzwaniem, ale także doskonałą okazją do rozwoju naszych kompetencji w tym obszarze. Podejście analizy biznesowej oparte na inżynierii wstecznej pozwoliło na dokładne zrozumienie unikalnych potrzeb Klienta, co przełożyło się na opracowanie dokładnych wymagań i ich implementację w nowym systemie. Dzięki temu proces rozliczania kierowców został znacząco skrócony, a działania wykonywane poza systemem zostały ograniczone do minimum.

Analiza biznesowa odgrywa kluczową rolę w sukcesie projektów informatycznych, pomagając zrozumieć, co jest naprawdę ważne dla Klienta i dostarczając wytyczne dla zespołu deweloperskiego. Odpowiednio przeprowadzona analiza przynosi liczne korzyści, choć wymaga dokładności i zaangażowania zarówno po stronie dostawcy jak i odbiorcy docelowego rozwiązania.