Dane osobowe

SimplicITy Sp. z o. o. działając w roli Administratora danych osobowych dokłada szczególnych starań, aby przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywało się w sposób bezpieczny zapewniając im należytą ochronę oraz działając zgodnie z przepisami prawa i regulacjami w tym zakresie. W niniejszej zakładce znajdują się informacje, które pozwolą zrozumieć kiedy i dlaczego będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe, w jaki sposób mogą Państwo zrealizować swoje prawa w zakresie ochrony danych osobowych, w jaki sposób skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych oraz wiele innych przydatnych informacji. Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z przygotowanymi informacjami.

Obowiązki informacyjne

Co to jest obowiązek informacyjny?

Podstawą prawną obowiązku informacyjnego jest art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej zw. „RODO”.

Zgodnie z przepisami, mamy obowiązek dostarczyć Tobie niezbędnych informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych. Dlatego dokładamy wszelkich starań aby:

• treść informacji była dla Ciebie przejrzysta,
• była dostępna w każdym miejscu gdzie prosimy Cię o podanie danych osobowych,
• abyś miał/a możliwość ponownego zapoznania się z informacją w dowolnym momencie.

Chcemy również zwrócić uwagę że korzystając z naszego serwisu (np. formularzach kontaktowych, rejestracyjnych czy też dokumentach do pobrania) możesz spotkać się z skróconą treścią wymaganych informacji. W świetle zachowania przejrzystości dostarczania informacji obowiązek ten przedstawiamy w formacie wielowarstwowym. Celem przyjętego przez nas rozwiązania jest ograniczenie zakresu informacji przekazywanej na raz, umożliwienie wrócenie do informacji w każdej dowolnej chwili oraz ograniczenie kosztów dystrybuowania treści przekazywanej informacji w formie przeglądania czy wydruku.

Obowiązek informacyjny - Nadawca korespondencji elektronicznej

Administrator danych osobowych – korespondencja elektroniczna

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzoną korespondencją elektroniczną jest Simplicity Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Żwirki i Wigury 18A. Z administratorem można skontaktować się w formie elektronicznej pisząc na adres e-mail: kontakt@simplicity-poland.pl lub tradycyjnej wysyłając korespondencję na adres Simplicity Sp. z o. o., ul. Żwirki i Wigury 18A, 00-850 Warszawa.

Inspektor Ochrony Danych

Ochrona danych osobowych jest dla nas niezwykle ważna, dlatego wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym mają Państwo prawo się kontaktować w sprawach związanych z Państwa danymi osobowymi. Z Inspektorem można się skontaktować w formie elektronicznej pisząc na adres e-mail: iod@simplicity-poland.pl lub tradycyjnej wysyłając korespondencję na adres Simplicity Sp. z o. o., Żwirki i Wigury 18A, 02-092 Warszawa, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe przetwarzamy zawsze w oparciu o określoną przesłankę legalności. Zazwyczaj przetwarzanie Państwa danych osobowych następuje w związku z przedstawieniem oferty handlowej, prowadzonymi rozmowami handlowymi, realizacją podpisanej umowy, spełnieniem obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora.

Możemy również przetwarzać dane osobowe na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody. Zawsze, gdy przetwarzanie oparte jest na wyrażonej zgodzie prosimy Państwa o jej wyrażenie w sposób jasny, przejrzysty i czytelny. Wyrażoną zgodę mogą Państwo wycofać w dowolnym momencie bez żadnych negatywnych skutków dla Państwa.

W poniższej tabeli prezentujemy cele, podstawy legalności, zakres oraz czas przetwarzania Państwa danych osobowych.

Podstawa	Czynność	Zakres danych osobowych	Okres przetwarzania
Art. 6, ust. 1 lit. a) RODODane przetwarzane na podstawie zgody, osoby której dane dotyczą.	·        wysyłka faktur drogą elektroniczną·        wysyłka informacji handlowych drogą elektroniczną	·        adres e-mail	·        Do wycofania udzielonej zgody lub do zakończenia celu w jakim dane są przetwarzane
Art. 6, ust. 1 lit. b) RODODane przetwarzane do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy	·        czynności podejmowane przed zawarciem umowy·        realizacja umowy·        obsługa płatności i rozliczeń·        podejmowanie i obsługa czynności serwisowych	·       dane osobowe (np. imię i nazwisko);·       dane podmiotowe (np. nazwa i adres podmiotu, dane osoby reprezentującej);·       dane kontaktowe (np. adres korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail);·       dane transakcyjne (np. dane dotyczące płatności zobowiązań, dane rachunku bankowego);·       dane kontraktowe (np. dane wynikające z podpisanych umów, porozumień́);·       dane dotyczące powiazań prawnych (np. informacje niezbędne do realizacji dyspozycji zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem, upoważnieniem);	·       do zakończenia Umowy
Art. 6, ust. 1 lit. c)  RODODane przetwarzane w związku z koniecznością wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze	·        Przechowywanie dokumentów np. dowodów księgowych	·       dane osobowe (np. imię̨ i nazwisko, adres zameldowania/zamieszkania);·       dane podmiotowe (np. nazwa i adres podmiotu, dane osoby reprezentującej);·       dane kontaktowe (np. adres korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail);·       dane identyfikacyjne (np. numer i seria dowodu osobistego, numer PESEL, numer NIP);·       dane transakcyjne (np. dane dotyczące płatności zobowiązań́, dane rachunku bankowego);	·        Okres określa przepis prawa, np. w przypadku konieczności przechowywania dowodów księgowych jest to 5 lat
Art. 6, ust. 1 lit. f) RODODane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.	·       prowadzenie własnych działań marketingowych (marketing bezpośredni)·       ustalenie, obrona i dochodzenie roszczeń·       prowadzenie analiz i statystyk·       udzielanie odpowiedzi na pisma i wnioski	·       dane korespondencyjne (np. treść korespondencji).·       dane komunikacyjne (np. dane wynikające z prowadzonej korespondencji);·       dane dostępne publicznie (np. dane zawarte w CEiDG lub KRS).	·       Do 3 lat lub do zakończenia celu w jakim dane są przetwarzane a także do przedawnienia roszczeń.

Dobrowolność lub obowiązek podania danych osobowych

Podanie danych osobowych, przetwarzanych w ramach prowadzonej korespondencji elektronicznej jest dobrowolne, lecz niezbędne do wykonania niektórych czynności jak np. rozpatrzenie reklamacji lub przygotowanie oferty zgodnej z preferencjami nadawcy. W sytuacji niepodania wskazanych danych osobowych możemy odmówić udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość.

Okres przechowywania danych osobowych

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są przetwarzane.

Przykładowe okresy, przez jakie dane osobowe mogą̨ być́ przechowywane:

–  dane wynikające z realizacji umowy – do 5 lat od zakończenia współpracy.

– dane wynikające z postępowań reklamacyjnych lub wniosków wniesionych do administratora – do czasu wniesienia sprzeciwu lub do 3 lat w związku z przedawnieniem roszczeń

Udostępnianie danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą zostać udostępnione wyłącznie w sytuacji, gdy:

• odbiorcami są inne podmioty wykonujące usługi na rzecz Administratora wyłącznie w zakresie świadczonej usługi zgodnie z zawartą umową,
• odbiorcami są inne podmioty w zakresie:

– dążenia do spełniania wymogów obowiązującego prawa, przepisów, procesów prawnych lub prawomocnych żądań instytucji państwowych;

– wykrywania oszustw i zapobiegania im, a także rozwiazywania innych problemów dotyczących oszustw, bezpieczeństwa i kwestii technicznych;

– ochrony praw własności lub bezpieczeństwa Administratora danych oraz pozostałych osób w sposób wymagany bądź dozwolony przez przepisy prawa.

• wyrazili Państwo zgodę na takie udostępnienie

Danych osobowych nie zamierzamy przekazywać do tzw. państw trzecich (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię). Jeśli jednak pojawi się̨ taka potrzeba, możemy to zrobić, zapewniając odpowiedni poziom ochrony tych danych i stosując odpowiednie przepisy prawne.

Twoje prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych

Prawo	Podstawa	Opis
informacja o przetwarzaniu danych osobowych i uzyskania kopii danych	Art 15 RODO	Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich. Administrator na żądanie dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu.
sprostowanie danych	Art 16 RODO	Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe.
usunięcie danych	Art 17 RODO	Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, jeżeli zachodzi jedna z okoliczności określona w art. 17 RODO
ograniczenia przetwarzania	Art 18 RODO	Osoba, której dane dotyczą może żądać zaprzestania wykonywania operacji na danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które została wyrażona zgoda – oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych).
przenoszenie danych	Art 20 RODO	Osoba, której dane dotyczą, ma prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe jej dotyczące, które dostarczyła administratorowi.
sprzeciw	Art 21 RODO	Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją. Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Prawo do skargi	Art. 77 RODO	Bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub środków ochrony prawnej przed sądem każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego.

Swoje prawo możesz wnieść do Administratora w dowolnym momencie. Z administratorem można skontaktować́ drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: iod@simplicity-poland.pl lub tradycyjną wysyłając korespondencję na adres Simplicity Sp. z o. o., ul. Żwirki i Wigury 18A, 02-092 Warszawa, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Prawo skargi, wnosisz do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wszelkie niezbędne informacje znajdziesz na www.uodo.gov.pl Pamiętaj, że zanim zdecydujesz się na wniesienie skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych możesz swoją skargę wnieść do Inspektora Ochrony Danych, pisząc na adres e-mail: iod@simplicity-poland.pl

Zautomatyzowane przetwarzanie i profilowanie

Dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, jednakże nie podlegają one profilowaniu, a przetwarzanie danych nie wywołuje negatywnych skutków prawnych lub nie wpływa na Państwa w żaden inny sposób.

Obowiązek informacyjny - Kandydaci do pracy

Administratorem danych osobowych kandydatów do pracy w prowadzonych postępowaniach rekrutacyjnych jest SimplicITy sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Żwirki i Wigury 18A. Z administratorem można skontaktować się w formie elektronicznej pisząc na adres e-mail: kontakt@simplicity-poland.pl lub tradycyjnej wysyłając korespondencję na adres SimplicITy sp. z o. o., ul. Żwirki i Wigury 18A, 02-092 Warszawa.

Inspektor Ochrony Danych

Ochrona danych osobowych jest dla nas niezwykle ważna, dlatego wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych – Michała Zadrozińskiego, z którym mają Państwo prawo się kontaktować w sprawach związanych z Państwa danymi osobowymi. Z Inspektorem można się skontaktować w formie elektronicznej pisząc na adres e-mail: iod@simplicity-poland.pl lub tradycyjnej wysyłając korespondencję na adres Simplicity sp. z o. o., ul, Żwirki i Wigury 18A, 02-092 Warszawa, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe przetwarzamy zawsze w oparciu o określoną przesłankę legalności. Przetwarzanie Państwa danych osobowych następuje w związku z prowadzonym postępowaniem rekrutacyjnym oraz w związku z koniecznością zachowania niezbędnych informacji w ramach obrony przed roszczeniami na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora.

Możemy również przetwarzać dane osobowe na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody. Zawsze, gdy przetwarzanie oparte jest na wyrażonej zgodzie prosimy Państwa o jej wyrażenie w sposób jasny, przejrzysty i czytelny. Wyrażoną zgodę mogą Państwo wycofać w dowolnym momencie bez żadnych negatywnych skutków dla Państwa.

Dane osobowe przetwarzamy w celach:

• Wybrania kandydata na określone stanowisko pracy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
• prowadzenia analiz i statystyk, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
• ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
• udzielenia odpowiedzi na pisma, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO.

Przetwarzanie danych
oparte jest na:

• wyrażonej zgodzie, w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, art. 6 ust. 1 lit. a) RODO;
• w ramach działań prowadzonych przed zawarciem umowy, art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
• obowiązku prawnym ciążącym na Administratorze, art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, prawnie
• uzasadnionym interesie realizowanym przez Administratora, art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

 Dobrowolność lub obowiązek podania danych osobowych

W sytuacji, gdy przetwarzanie Państwa danych osobowych następuje w związku ze złożoną aplikacją na dane stanowisko pracy (art. 6 ust. 1 lit. b), w związku z obowiązującymi przepisami prawa (art. 6 ust. 1 lit. c), lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora w związku z ustaleniem, obroną i dochodzeniem roszczeń oraz udzieleniem odpowiedzi na pisma lub reklamacje (art. 6 ust. 1 lit. f), to podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do wykonania niektórych czynności jak np. rozpatrzenie aplikacji na dane stanowisko pracy. W sytuacji niepodania wskazanych danych osobowych możemy odmówić zawarcia umowy.

W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych oparte jest na podstawie udzielonej zgody w określonym celu to podanie danych jest dobrowolne tak samo jak wyrażenie zgody. Należy pamiętać, że mają Państwo w każdym momencie prawo do cofnięcia udzielony zgody. Cofniecie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, dokonanego na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem.

Okres przechowywania danych osobowych

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są przetwarzane. Wynika on z przepisów prawa, (które nakazują przechowywanie danych przez określony czas) lub jest niezbędne do wykonania umowy lub prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę̨ trzecią.

Przykładowe okresy, przez jakie dane osobowe mogą̨ być́ przechowywane:

– dane rekrutacyjne
– do 3 miesięcy od zakończenia postępowania.

Udostępnianie danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą zostać udostępnione wyłącznie w sytuacji, gdy:

• odbiorcami są inne podmioty wykonujące usługi na rzecz Administratora wyłącznie w zakresie świadczonej usługi zgodnie z zawartą umową, 
• odbiorcami są inne podmioty w zakresie:

– dążenia do spełniania wymogów obowiązującego prawa, przepisów, procesów prawnych lub prawomocnych żądań instytucji państwowych;

– wykrywania oszustw i zapobiegania im, a także rozwiazywania innych problemów dotyczących oszustw, bezpieczeństwa i kwestii technicznych;

– ochrony praw własności lub bezpieczeństwa Administratora danych oraz pozostałych osób w sposób wymagany bądź dozwolony przez przepisy prawa.

• wyrazili Państwo zgodę na takie udostępnienie

Danych osobowych nie zamierzamy przekazywać do tzw. państw trzecich (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię). Jeśli jednak pojawi się̨ taka potrzeba, możemy to zrobić, zapewniając odpowiedni poziom ochrony tych danych i stosując odpowiednie przepisy prawne.

Twoje prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych

Prawo	Podstawa	Opis
wycofanie zgody	Art. 7 RODO	Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
informacja o przetwarzaniu danych osobowych i uzyskania kopii danych	Art 15 RODO	Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich. Administrator na żądanie dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu.
sprostowanie danych	Art 16 RODO	Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe.
usunięcie danych	Art 17 RODO	Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, jeżeli zachodzi jedna z okoliczności określona w art. 17 RODO
ograniczenia przetwarzania	Art 18 RODO	Osoba, której dane dotyczą może żądać zaprzestania wykonywania operacji na danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które została wyrażona zgoda – oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych).
sprzeciw	Art 21 RODO	Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją. Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Prawo do skargi	Art. 77 RODO	Bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub środków ochrony prawnej przed sądem każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego.

Swoje prawo możesz wnieść do Administratora w dowolnym momencie. Z administratorem można skontaktować́ drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: iod@simplicity-poland.pl lub tradycyjną wysyłając korespondencję na adres Simplicity sp. z o. o. ul. Żwirki i Wigury 18A, 02-092 Warszawa, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Prawo skargi, wnosisz do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wszelkie niezbędne informacje znajdziesz na www.uodo.gov.pl. Pamiętaj, że zanim zdecydujesz się na wniesienie skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych możesz swoją skargę wnieść do Inspektora Ochrony Danych, pisząc na adres e-mail: iod@simplicity-poland.pl

Zautomatyzowane przetwarzanie i profilowanie

Dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, jednakże nie podlegają one profilowaniu, a przetwarzanie danych nie wywołuje negatywnych skutków prawnych lub nie wpływa na Państwa w żaden inny sposób.

Obowiązek informacyjny - Pracownicy

Administratorem danych osobowych naszych obecnych, byłych oraz potencjalnych Pracowników jest Simplicity sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Żwirki i Wigury 18A. Z administratorem można skontaktować się w formie elektronicznej pisząc na adres e-mail: kontakt@simplicity-poland.pl lub tradycyjnej wysyłając korespondencję na adres Simplicity Sp. z o. o., ul. Żwirki i Wigury 18A, 02-092 Warszawa.

Inspektor Ochrony Danych

Ochrona danych osobowych jest dla nas niezwykle ważna, dlatego wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym mają Państwo prawo się kontaktować w sprawach związanych z Państwa danymi osobowymi. Z Inspektorem można się skontaktować w formie elektronicznej pisząc na adres e-mail: iod@simplicity-poland.pl lub tradycyjnej wysyłając korespondencję na adres Simplicity Sp. z o. o., ul. Żwirki i Wigury 18A, 02-092 Warszawa, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe przetwarzamy zawsze w oparciu o określoną przesłankę legalności. Przetwarzanie Państwa danych osobowych następuje w związku z nawiązaniem stosunku pracy Pani / Pana w spółce, a także w związku ze spełnieniem obowiązku wynikającego z przepisu prawa, zawartej umowy lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora.

Możemy również przetwarzać dane osobowe na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody. Zawsze, gdy przetwarzanie oparte jest na wyrażonej zgodzie prosimy Państwa o jej wyrażenie w sposób jasny, przejrzysty i czytelny. Wyrażoną zgodę mogą Państwo wycofać w dowolnym momencie bez żadnych negatywnych skutków dla Państwa.

Dane osobowe przetwarzamy w celach:

• zawarcia i realizacji umowy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
• prowadzenia dokumentów kadrowych, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
• wypłaty wynagrodzeń́, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit a) i b) RODO;
• prowadzenia analiz i statystyk, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
• ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń́, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
• udzielenia odpowiedzi na pisma, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO.

Przetwarzanie danych oparte jest na:

• wyrażonej zgodzie, art. 6 ust. 1 lit. a) RODO;
• podstawie umowy i wewnętrznych regulaminów, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
• obowiązku prawnym ciążącym na Administratorze, wynikającym w szczególności z przepisów prawa, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, np.:

– Ustawy kodeks pracy z dnia 26 czerwiec 1974 r.,

–  Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1996 r.

– Ustawy o systemie ubezpieczeń́ społecznych z dnia 13 października 1998 r.,

–  Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

– Rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996r. w sprawie prowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń́ lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy,

–  Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.

• prawnie uzasadnionym interesie realizowanym przez Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

           Dobrowolność lub obowiązek podania danych osobowych

W sytuacji, gdy przetwarzanie Państwa danych osobowych następuje w związku z zawartą umową (art. 6 ust. 1 lit. b), w związku z obowiązującymi przepisami prawa (art. 6 ust. 1 lit. c), lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora w związku z ustaleniem, obroną i dochodzeniem roszczeń oraz udzieleniem odpowiedzi na pisma lub reklamacje (art. 6 ust. 1 lit. f), to podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do wykonania niektórych czynności jak np. zawarcie umowy. W sytuacji niepodania wskazanych danych osobowych możemy odmówić zawarcia umowy.

W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych oparte jest na podstawie udzielonej zgody w określonym celu np. wysyłanie informacji drogą elektroniczną, to podanie danych jest dobrowolne tak samo jak wyrażenie zgody. Należy pamiętać, że mają Państwo w każdym momencie prawo do cofnięcia udzielony zgody. Cofniecie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, dokonanego na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem.

Okres przechowywania danych osobowych

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są̨ przetwarzane. Wynika on z przepisów prawa, (które nakazują przechowywanie danych przez określony czas) lub jest niezbędne do wykonania umowy lub prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę̨ trzecią.

Przykładowe okresy, przez jakie dane osobowe mogą̨ być́ przechowywane:

– dane retencyjne (korespondencja) – 12 miesięcy.

– dane przetwarzane na podstawie przepisów prawa w zakresie wynikającym z prowadzenia akt pracowniczych – 50 lat ( do umów zawartych do 31 grudnia 2018 r.) / 10 lat (do umów zawartych po 1 stycznia 2019 r);

– dane przetwarzane na podstawie ustawy o rachunkowości w zakresie rozrachunków z pracownikami – 10 lat;

– dane przetwarzane na podstawie prawnie usprawiedliwionego interesu Administratora – 5 lat;

– dane przetwarzane na podstawie udzielonej zgody, osoby, której dane dotyczą̨ – do wycofania zgody lub 12 miesięcy od ustania celu ich przetwarzania;

Udostępnianie danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą zostać udostępnione wyłącznie w sytuacji, gdy:

• odbiorcami są inne podmioty wykonujące usługi na rzecz Administratora wyłącznie w zakresie świadczonej usługi zgodnie z zawartą umową,
• odbiorcami są inne podmioty w zakresie:

– dążenia do spełniania wymogów obowiązującego prawa, przepisów, procesów prawnych lub prawomocnych żądań instytucji państwowych;

– wykrywania oszustw i zapobiegania im, a także rozwiazywania innych problemów dotyczących oszustw, bezpieczeństwa i kwestii technicznych;

– ochrony praw własności lub bezpieczeństwa Administratora danych oraz pozostałych osób w sposób wymagany bądź dozwolony przez przepisy prawa.

• wyrazili Państwo zgodę na takie udostępnienie

Danych osobowych nie zamierzamy przekazywać do tzw. państw trzecich (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię). Jeśli jednak pojawi się̨ taka potrzeba, możemy to zrobić, zapewniając odpowiedni poziom ochrony tych danych i stosując odpowiednie przepisy prawne.

Twoje prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych

Prawo	Podstawa	Opis
wycofanie zgody	Art. 7 RODO	Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
informacja o przetwarzaniu danych osobowych i uzyskania kopii danych	Art 15 RODO	Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich. Administrator na żądanie dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu.
sprostowanie danych	Art 16 RODO	Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe.
usunięcie danych	Art 17 RODO	Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, jeżeli zachodzi jedna z okoliczności określona w art. 17 RODO
ograniczenia przetwarzania	Art 18 RODO	Osoba, której dane dotyczą może żądać zaprzestania wykonywania operacji na danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które została wyrażona zgoda – oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych).
przenoszenie danych	Art 20 RODO	Osoba, której dane dotyczą, ma prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe jej dotyczące, które dostarczyła administratorowi.
sprzeciw	Art 21 RODO	Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją. Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Prawo do skargi	Art. 77 RODO	Bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub środków ochrony prawnej przed sądem każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego.

Swoje prawo możesz wnieść do Administratora w dowolnym momencie. Z administratorem można skontaktować́ drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: iod@simplicity-poland.pl lub tradycyjną wysyłając korespondencję na adres Simplicity Sp. z o. o., ul. Żwirki i Wigury 18A, 02-092 Warszawa, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Prawo skargi, wnosisz do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wszelkie niezbędne informacje znajdziesz na www.uodo.gov.pl Pamiętaj, że zanim zdecydujesz się na wniesienie skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych możesz swoją skargę wnieść do Inspektora Ochrony Danych, pisząc na adres e-mail: iod@simplicity-poland.pl

Zautomatyzowane przetwarzanie i profilowanie

Dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, jednakże nie podlegają one profilowaniu, a przetwarzanie danych nie wywołuje negatywnych skutków prawnych lub nie wpływa na Państwa w żaden inny sposób.

Obowiązek informacyjny - Klienci, Partnerzy, Współpracownicy

Administratorem danych osobowych naszych obecnych, byłych oraz potencjalnych współpracowników jest Simplicity sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Żwirki i Wigury 18A. Z administratorem można skontaktować się w formie elektronicznej pisząc na adres e-mail: kontakt@simplicity-poland.pl lub tradycyjnej wysyłając korespondencję na adres Simplicity Sp. z o. o., ul. Żwirki i Wigury 18A, 02-092 Warszawa.

Inspektor Ochrony Danych

Ochrona danych osobowych jest dla nas niezwykle ważna, dlatego wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym mają Państwo prawo się kontaktować w sprawach związanych z Państwa danymi osobowymi. Z Inspektorem można się skontaktować w formie elektronicznej pisząc na adres e-mail: iod@simplicity-poland.pl lub tradycyjnej wysyłając korespondencję na adres Simplicity Sp. z o. o., ul. Żwirki i Wigury 18A, 02-092 Warszawa, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe przetwarzamy zawsze w oparciu o określoną przesłankę legalności. Zazwyczaj przetwarzanie Państwa danych osobowych następuje w związku z przedstawieniem oferty handlowej, prowadzonymi rozmowami handlowymi, realizacją podpisanej umowy, spełnieniem obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora.

Możemy również przetwarzać dane osobowe na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody. Zawsze, gdy przetwarzanie oparte jest na wyrażonej zgodzie prosimy Państwa o jej wyrażenie w sposób jasny, przejrzysty i czytelny. Wyrażoną zgodę mogą Państwo wycofać w dowolnym momencie bez żadnych negatywnych skutków dla Państwa.

W poniższej tabeli prezentujemy cele, podstawy legalności, zakres oraz czas przetwarzania Państwa danych osobowych.

• zawarcia i realizacji umowy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
• prowadzenia dokumentów kadrowych, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
• wypłaty wynagrodzeń́, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) i b) RODO;
• prowadzenia analiz i statystyk, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
• ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń́, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
• udzielenia odpowiedzi na pisma, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO.

Przetwarzanie danych oparte jest na:

• wyrażonej zgodzie, art. 6 ust. 1 lit. a) RODO; podstawie umowy i wewnętrznych regulaminów,
• zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
• obowiązku prawnym ciążącym na Administratorze, wynikającym w szczególności z przepisów prawa, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, np.:

– Ustawy kodeks pracy z dnia 26 czerwiec 1974 r.,

–  Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1996 r.

– Ustawy o systemie ubezpieczeń́ społecznych z dnia 13 października 1998 r.,

–  Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

– Rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996r. w sprawie prowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń́ lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy,

–  Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.

• prawnie uzasadnionym interesie realizowanym przez Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Dobrowolność lub obowiązek podania danych osobowych

W sytuacji, gdy przetwarzanie Państwa danych osobowych następuje w związku z zawartą umową (art. 6 ust. 1 lit. b), w związku z obowiązującymi przepisami
prawa (art. 6 ust. 1 lit. c), lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora w związku z ustaleniem, obroną i dochodzeniem roszczeń oraz
udzieleniem odpowiedzi na pisma lub reklamacje (art. 6 ust. 1 lit. f), to podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do wykonania niektórych czynności jak np. zawarcie umowy. W sytuacji niepodania wskazanych danych osobowych możemy odmówić zawarcia umowy.

W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych oparte jest na podstawie udzielonej zgody w określonym celu np. wysyłanie informacji drogą elektroniczną, to podanie danych jest dobrowolne tak samo jak wyrażenie zgody. Należy pamiętać, że mają Państwo w każdym momencie prawo do cofnięcia udzielony zgody. Cofniecie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, dokonanego na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem.

Okres przechowywania danych osobowych

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są̨ przetwarzane. Wynika on z przepisów prawa, (które nakazują przechowywanie danych przez określony czas) lub jest niezbędne do wykonania umowy lub prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę̨
trzecią.

Przykładowe okresy, przez jakie dane osobowe mogą̨ być́ przechowywane:

– dane retencyjne (korespondencja) – 12 miesięcy.

– dane przetwarzane na podstawie przepisów prawa w zakresie wynikającym z prowadzenia akt pracowniczych – 50 lat ( do umów zawartych do 31 grudnia 2018 r.) / 10 lat (do umów zawartych po 1 stycznia 2019 r);

– dane przetwarzane na podstawie ustawy o rachunkowości w zakresie rozrachunków z pracownikami – 10 lat;

– dane przetwarzane na podstawie prawnie usprawiedliwionego interesu Administratora – 5 lat;

– dane przetwarzane na podstawie udzielonej zgody, osoby, której dane dotyczą̨ – do wycofania zgody lub 12 miesięcy od ustania celu ich przetwarzania;

Udostępnianie danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą zostać udostępnione wyłącznie w sytuacji, gdy:

• odbiorcami są inne podmioty wykonujące usługi na rzecz Administratora wyłącznie w zakresie świadczonej usługi zgodnie z zawartą umową,
• odbiorcami
  są inne podmioty w zakresie:

– dążenia do spełniania wymogów obowiązującego prawa, przepisów, procesów prawnych lub prawomocnych żądań instytucji państwowych;

– wykrywania oszustw i zapobiegania im, a także rozwiazywania innych problemów dotyczących oszustw, bezpieczeństwa i kwestii technicznych;

– ochrony praw własności lub bezpieczeństwa Administratora danych oraz pozostałych osób w sposób wymagany bądź dozwolony przez przepisy prawa.

• wyrazili Państwo zgodę na takie udostępnienie

Danych osobowych nie zamierzamy przekazywać do tzw. państw trzecich (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię). Jeśli jednak pojawi się̨ taka potrzeba, możemy to zrobić, zapewniając odpowiedni poziom ochrony tych danych i stosując odpowiednie przepisy prawne.

Twoje prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych

Prawo	Podstawa	Opis
wycofanie zgody	Art. 7 RODO	Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
informacja o przetwarzaniu danych osobowych i uzyskania kopii danych	Art 15 RODO	Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich. Administrator na żądanie dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu.
sprostowanie danych	Art 16 RODO	Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe.
usunięcie danych	Art 17 RODO	Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, jeżeli zachodzi jedna z okoliczności określona w art. 17 RODO
ograniczenia przetwarzania	Art 18 RODO	Osoba, której dane dotyczą może żądać zaprzestania wykonywania operacji na danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które została wyrażona zgoda – oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych).
przenoszenie danych	Art 20 RODO	Osoba, której dane dotyczą, ma prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe jej dotyczące, które dostarczyła administratorowi.
sprzeciw	Art 21 RODO	Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją. Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Prawo do skargi	Art. 77 RODO	Bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub środków ochrony prawnej przed sądem każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego.

Swoje prawo

Swoje prawo możesz wnieść do Administratora w dowolnym momencie. Z administratorem można skontaktować́ drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: iod@simplicity-poland.pl lub tradycyjną wysyłając korespondencję na adres SimplicITy sp. z o. o. Ul. Prosta 20, 00-850 Warszawa, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Prawo skargi, wnosisz do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wszelkie niezbędne informacje znajdziesz na www.uodo.gov.pl Pamiętaj, że zanim zdecydujesz się na wniesienie skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych możesz swoją skargę wnieść do Inspektora Ochrony Danych, pisząc na adres e-mail: iod@simplicity-poland.pl

Zautomatyzowane przetwarzanie i profilowanie

Dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, jednakże nie podlegają one profilowaniu, a przetwarzanie danych nie wywołuje negatywnych skutków prawnych lub nie wpływa na Państwa w żaden inny sposób.

Inspektor Ochrony DanychWyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą Państwo skontaktować się w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania Państwa danych osobowych pisząc na adres e-mail: iod@simplicity-poland.pl