Analiza biznesowa – wykorzystanie w praktyce

W dzisiejszym, dynamicznym środowisku biznesowym, nie ma miejsca na manualne, czasochłonne procesy. Zrozumienie, analiza i optymalizacja tych procesów stają się kluczowe dla firm, które pragną osiągnąć sukces. Świadomość współczesnych organizacji w zakresie potrzeby, czy konieczności, wprowadzenia zmian w różnych obszarach i na różnych poziomach działania jest wysoka. Wyzwaniem jest wskazanie konkretnych elementów do zmiany lub wymiany, akceptacja aktualnego stanu z uwzględnieniem znajomości plusów i minusów takiego podejścia. Przygotowanie do zmiany jest niezwykle istotne. Jaką role w optymalizacji procesów odgrywa analiza biznesowa? Odpowiedź w poniższym artykule.

Czym jest analiza biznesowa, czyli kluczowy element efektywnego doskonalenia procesów o organizacyjnych

Pomocne staje się zastosowanie analizy biznesowej, która umożliwia organizacjom zrozumieć, jak poprawić swoje operacje, usługi i produkty. Gruntownie przeprowadzona analiza biznesowa stanowi niewątpliwie podstawę do efektywnego wdrożenia procesów biznesowych w organizacji. W przypadku projektu opisanego w tym artykule, analiza biznesowa była kluczowym narzędziem do zrozumienia istniejących procesów i identyfikacji obszarów wymagających usprawnienia.

Analiza binzesowa w projekcie IT – praktyczne podejście

Jeden z naszych Klientów z branży modowej zmagał się z poważnymi problemami w zakresie aktualizacji listy zamówień, dostaw i płatności w systemie ERP. Powstałe opóźnienia prowadziły do braku aktualnych informacji na temat zapasów, zobowiązań finansowych oraz zaległości w płatnościach.
W związku z potrzebą składania zamówień na nadchodzący sezon, Klient potrzebował szybkiego rozwiązania, które poprawi efektywność i wyeliminuje zaległości.

Opracowanie Mapy Procesów TO-BE jako podstawowego kroku w doskonaleniu procesu Purchase to Order

W celu zbadania i zrozumienia sposobu postępowania przez pracowników w procesie Purchase to Order, analityk biznesowy opracował mapę procesów biznesowych stanu obecnego (AS-IS) ze wskazaniem zaobserwowanych strat i zakłóceń w procesie. Stąd też, analityk przeprowadził wywiady z pracownikami odpowiedzialnymi za poszczególne etapy procesu. Dzięki temu zebrał on dostępne formularze zamówień, dokumenty dostaw i faktury, ustalił sposób i cel wykonywania zadań oraz listę systemów wykorzystywanych w procesie. W wyniku analizy pozyskanych dokumentów i informacji, opracowano mapę procesów TO-BE, które wyznaczyły nowy sposób działania w organizacji Klienta.

Kluczowym elementem, który spowodował usprawnienie badanych procesów było wdrożenie dedykowanego narzędzia automatyzującego procesy wprowadzania danych do systemu ERP.
W praktyce oznaczało to opracowanie przez dewelopera Simplicity skryptów w języku Python, które umożliwiły pracownikom organizacji Klienta wprowadzanie danych o zamówieniach i dostawach produktów w sposób zautomatyzowany.

Dzięki zastosowanemu rozwiązaniu, czas wprowadzenia danych do systemu ERP został skrócony
z ponad godziny do zaledwie kilku minut. Zmniejszone zostało również prawdopodobieństwo wprowadzenia błędnych danych. Istniejąca kolejka dokumentów do wprowadzenia do systemu ERP została zlikwidowana, a kolejne dokumenty były możliwe do wprowadzania na bieżąco, co skróciło czas przetwarzania zamówień i dostaw.

Na podstawie rekomendacji powstałych w wyniku analizy procesów biznesowych, klient zdecydował się wprowadzić również zmiany w kolejności kroków wykonywanych przez różne działy zaangażowane w proces. Ustaliliśmy nowe zasady i narzędzia komunikacji pomiędzy kluczowymi komórkami organizacyjnymi biorącymi udział w procesie Purchase to Order.

Analiza biznesowa – rodzaje

W sytuacji naszego Klienta z branży modowej, najbardziej uzasadnionym było zastosowanie analizy procesów biznesowych. Istnieje jednak kilka rodzajów analizy biznesowej. Należą do nich analiza wymagań, analiza ryzyka, analiza rynku i analiza konkurencji. Każdy rodzaj analizy koncentruje się na różnych aspektach działalności biznesowej klienta, tj.:

• analiza wymagań skupia się na identyfikacji i dokumentowaniu potrzeb klienta w zakresie funkcjonalności systemu,
• analiza ryzyka pomaga zidentyfikować potencjalne zagrożenia i opracować strategie ich minimalizacji,
• analiza rynku i konkurencji pozwala na lepsze zrozumienie otoczenia biznesowego i wypracowanie konkurencyjnych rozwiązań.

Zalety i wady przeprowadzenia analizy biznesowej

Biorąc pod uwagę nasze doświadczenia w prowadzonych analizach biznesowych dostrzegamy zarówno korzyści z jej przeprowadzenia, a także kilka minusów.

Do korzyści płynących z oceny biznesowej należą:

• lepsze zrozumienie potrzeb Klienta – dzięki analizie biznesowej można uniknąć błędów wynikających z niejasnych wymagań,
• dokładniejsza specyfikacja projektu – precyzyjne określenie celów i wymagań ułatwia planowanie
  i realizację projektu,
• optymalizacja procesów biznesowych – analiza pozwala zidentyfikować obszary do usprawnienia
  i automatyzacji,
• zmniejszenie ryzyka błędów w trakcie wdrażania rozwiązania – dobrze przemyślana analiza biznesowa pomaga uniknąć kosztownych poprawek w późniejszych fazach projektu.

Do minusów przeprowadzania analizy biznesowej można zaliczyć:

• konieczność zabezpieczenia dodatkowego czasu i nakładu pracy po stronie Klienta – dokładna analiza może wydłużyć początkową fazę projektu,
• możliwość doprowadzenia do nadmiernego skomplikowania projektu – zbyt szczegółowe wymagania mogą sprawić, że projekt stanie się zbyt zawiły,
• ryzyko, że analiza nie uwzględni wszystkich potrzeb klienta – ważne jest ciągłe monitorowanie
  i dostosowywanie wymagań w trakcie realizacji projektu.

Zdając sobie sprawę z tego, jakie korzyści i negatywne konsekwencje może przynieść przeprowadzenie analizy biznesowej, w realizowanych przez nas projektach dobieramy taki poziom wnikliwości
i złożoności działań analitycznych, aby współpraca z Klientem przebiegała płynnie i efektywnie, ale bez uszczerbku na jakości przeprowadzanej analizy.

W wyniku współpracy z naszym Klientem trwającej 2,5 miesiąca zostały osiągnięte widoczne rezultaty, takie jak skrócenie czasu wprowadzania danych do systemu ERP, eliminację zaległości oraz usprawnienie komunikacji między działami. To dowody na to, że analiza biznesowa jest niezastąpiona w procesie doskonalenia operacji i osiągania efektywności w zarządzaniu firmą.

Podsumowanie, czyli dlaczego analiza biznesowa jest ważna z perspektywy sukcesu projektu

Opisany w niniejszym artykule rzeczywisty projekt pokazuje, jak ważna jest właściwie przeprowadzona analiza biznesowa. To ona pozwala zrozumieć, ocenić i zoptymalizować działania firmy, a także wprowadzić zmiany, które przynoszą realne korzyści. Analiza biznesowa to kluczowy proces, który umożliwia przedsiębiorstwu dokładne zrozumienie swojego otoczenia, rynku i konkurencji. Dzięki temu możliwe jest dostosowanie strategii i działań do aktualnych warunków. Przekłada się to na większą konkurencyjność i zdolność do przewidywania zmian na rynku.

Przejdź do kolejnego artykułu: Rola analizy biznesowej w procesie rozwoju systemów informatycznych – use case